AG 2014

Bonjour à tous,

L'assemblée générale de l'ATOG 2013 aura lieu le samedi 11 janvier
au foyer de Lubac (vallée du Valgaudemar - Hautes-Alpes).

Ordre du jour :
- Bilan moral des activités
- Bilan financier
- Modification des statuts

Questions diverses :
- discussion à propos d'un rapprochement éventuel dans Les Légendes d'Espigoule et l'Héritage Hallapandur

Je vous rappelle que vous avez jusqu'au 4 janvier 2014 pour nous faire parvenir vos questions qui seront rajoutées à l'ordre du jour.

Si vous ne pouvez pas être présent et que vous souhaiter donner votre voix par procuration à l'un des membres présents sur place, merci de me contacter pour que je vous indique la marche à suivre concernant la passation de pouvoir.

Sont membres 2013 ceux qui ont participé à un évènement organisé par l'association ATOG (GN ou AG 2012).

Merci de bien vouloir vous inscrire afin que nous préparions les repas et vous proposions des activités adaptées.
Possibilité de dormir sur place.
Possibilité de co-voiturage à partir de Gap (pour les autres lieux de départ, je fais la mise en relation).
PAF : 20€/personne (punch compris).

Arnaud, Secrétaire de l'ATOG

Désolée mais comme indiqué précédemment il n'y aura pas de Bilan.
Du moins, pas établi par moi-même car je n'ai eu aucun des éléments demandés à ce jour et malgré nos demandes par post ou par téléphone ou encore en direct ; je n'ai eu aucune facture, aucun relevés bancaires et aucun relevé de chèque émis et aucunes réponses aux posts d'ailleurs.

J'espère que vous allez tous bien malgré ce silence

Comme je travaille, on ne pourra pas être là.

JE file ma voix à Olivier.

Ok merci mister Nicolo.
A bientôt

LISTE DES PERSONNES PRÉSENTES A L'AG (Prévisionnel)

1 - Jean P.
2 - Arnaud A.
3 - Olivier C.
4 - Fabrice B.
5 - Charly F.
6 - Clément D.
7 - Jean-Yves L.
8 - Cyril L.
9 - Frédérique B.

COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE DE L’ASSOCIATION ATOG
Assemblée tenue le samedi 11 janvier 2014
Chez Marianne et Olivier, 5 rue du canal 05000 GAP.
Secrétaire de séance : Arnaud.

PERSONNES PRESENTES ET REPRESENTEES
Présents (11) :
Arnaud A., Charly F., Clément D., Cyril L., Emmanuelle D., Fabrice B., Frédérique B-D., Gilles P., Jean P., Jean-Yves L., Marianne F., Olivier C., Vincent R.

Procurations (26) :
Rappel : une personne ne peut porter plus de 4 procurations (ce qui lui fait 5 voix avec la sienne propre)
Adrien V. donne procuration à Jean-Yves L.
Agnès R. donne procuration à Marianne F.
Albin O. donne procuration à Olivier C.
Alexandra G. donne procuration à Arnaud A.
Aurélia S. donne procuration à Cyril L.
Aymeline P. donne procuration à Jean-Yves L.
Benoit O. donne procuration à Olivier C.
Christophe P. donne procuration à Jean-Yves L.
Emmanuel C. donne procuration à Cyril L.
Fanny P. donne procuration à Marianne F.
Isabelle B. donne procuration à Arnaud A.
Jean-Baptiste L. donne procuration à Charly F.
Laurent L. donne procuration à Clément D.
Marie-Pierre donne procuration à Jean P.
Marion L. donne procuration à Marianne F.
Mathieu B. donne procuration à Arnaud A.
Maxime R. donne procuration à Arnaud A.
Méjane R. donne procuration à Jean-Yves L.
Mélanie L. donne procuration à Jean-Yves L.
Mélissa A. donne procuration à Clément D.
Mikaël P. donne procuration à Cyril L.
Paul F. donne procuration à Jean P.
Raphaël C. donne procuration à Olivier C.
Renaud M. donne procuration à Jean-Yves L.
Sébastien D. donne procuration à Olivier C.
Véronique P. donne procuration à Charly F.
Virginie V. donne procuration à Charly F.
Soit :
Arnaud A. (+4), Charly F. (+4), Clément D. (+2), Cyril L. (+3), Emmanuelle D., Fabrice B., Frédérique B-D., Gilles P., Jean P. (+4), Jean-Yves L. (+4), Marianne F. (+3), Olivier C. (+4), Vincent R.

Total des voix :
Personnes présentes : 13
Procuration : 28
Total : 41 voix

Le quorum de l’année 2014 est fixé à la moitié des adhérents de 2013, soit 35 voix.
Le quorum est atteint et l’assemblée générale peut avoir lieu.

Tout d‘abord merci à Marianne et Olivier de nous accueillir chez eux pour cette assemblée générale.


BILAN D’ACTIVITES

L’Association a présenté un GN durant l’année 2013 : L’âge des légendes.
Le GN s’est tenu les 25, 26 et 27 octobre 2013.

Le débriefing du GN ayant déjà eu lieu nous ne reviendrons pas dessus son déroulement.

Jean : J’ai voulu assumer et faire le GN tout seul mais je n’ai pas assuré. Ce n’est absolument pas à refaire.
Charly : L’arrêt de jeu a été tenté et réussi mais il ne faut plus le refaire surtout quand les joueurs sont dedans. Cela donne un effet de frustration auprès des joueurs.
La communication envers les joueurs a beaucoup pêché durant la préparation du GN et a enduit un apriori négatif auprès d’un certain nombre de joueurs. La communication doit être le fait d’une seule personne dédiée et apte à le faire. Elle doit être faite par une seule personne et avec un compte non nominatif.
Facebook est un nouvel outil de communication qui a été utilisé sans recul et en délaissant le moyen de communication habituel de l’association (à savoir le forum). Mais tout le monde n’est pas sur Facebook et du coup un certain nombre d’habitués de l’association ne sont pas retrouvé. Tout le monde ne possède pas un compte FB.
Cyril : On s’est régalé en jeu mais on s’est posé la question « Est-on seulement un nom sur une fiche ou est-on une personne ? Comment est-on considéré au sein de l’asso ? ».
Marianne : Comment s’est passé la gestion des invitations ? Comment expliqué le fait d’avoir oublié Corbeille. Son énergie nous a manqué.
Olivier : Pour revenir sur le débriefing général du GN. L’équipe a eu de la chance que le GN se soit bien passé. La chance est d’avoir eu une équipe Orga/PNJ expérimentée et vaillante.
Charly : Bonne cohésion des Orga/Scénaristes.
Manue : Bonne ambiance et envie d’aller dans ce sens-là.
Clément : Bon week-end sympa. Globalement bon GN mais aurait pu être mieux. La coupure est une bonne idée mais est arrivée trop tôt le soir d’où un sentiment de frustration.
Manue : un grand merci aux cuisinières « les 3 morues et le petit cachalot » : Marion, Agnès et Mélanie.

VOTE DU BILAN D’ACTIVITE :
Pour : 34 - Abstention : 7 voix - Contre : 0


BILAN FINANCIER PROVISOIRE
Les notes de frais n’étant pas toutes arrivées auprès de la trésorière de l’association.
Le bilan provisoire est donc le suivant (sous réserve de validation par notre trésorière) :
Jean : Bilan financier du GN.
Location du gîte 1771,45€
Nourriture/Fourniture cuisine : 820,31€ (soit environ 13€ par personne). Le prix a été tenu
Matériel divers (bannières Rod et Lili) : 95€
Total recette : 3959 €
Total dépenses : 2686,76€
Soit un différentiel de 771,69€
Avec les frais fixes de l’asso (assurance, adhésion fédéGN, garage, site Internet), le bilan de l’exercice 2013 est de +22,43 €.

VOTE DU BILAN FINANCIER :
Pour : 41 voix (unanimité)


QUESTIONS DIVERSES
Modification des statuts
Jean : Les statuts actuels soulèvent un certains nombres de questions sur lesquelles il serait intéressant de se pencher pour savoir s’ils sont encore adaptés aux pratiques courantes de l’association.
Notamment que :
le nombre de procuration par personne est limité à 4.
Le quorum fixé à la moitié des membres de l’asso.
Ne peuvent voter que les personnes ayant plus de 6 mois d’ancienneté.
Le CA ne peut être renouvelé que tous les deux ans.

VOTE : Pour la constitution d’une commission statutaire au sein du CA pour examiner ces points.
Pour : 39 voix

Fédération d’association
Jean : Proposition pour une réflexion autour de la constitution d’une fédération d’association style Guilde de Bretagne.
Fabrice : Qu’est-ce que cela apporte de plus par rapport aux anciennes réflexions.
Est-ce que la fédération est un bon moyen.
Qu’est-ce que l’on veut faire ?
Marianne : Juste pour fédérer les associations auprès de la FédéGN.
Cyril : Est-ce que ça marche ?
Olivier : Il faut demander mais il existe d’autres cas (par exemple la Guilde de Bretagne). On avait étudié le cas et les statuts possibles il y a 4 ans. On s’était bloqué à l’analyse du réel. Pas beaucoup de changement par rapport à la manière prévisible d’il y a trois ans. Affichage commun de l’orga des 3 assos pour le GN « Dormstang » porté par Les Légendes d’Espigoule mais où des membres des 3 asso sont dans l’organisation.
Charly : L’idée de fusion est-elle toujours à l’ordre du jour ?
Jean-Yves : La question a été posée lors du CA de l’Héritage d’Hallapandur. Pourquoi formaliser des choses qui existent déjà ?
Fabrice : Il faut réfléchir dans la globalité.
Frédérique : Beaucoup de questions inutiles sur l’identité mais je vois souvent les mêmes personnes. Le fait de former une fédération pourrait permettre à chacun de garder son identité.
Cyril : Le nom de « Guilde » permettrait de se différencier du terme de « Fédération ».
Jean : Le CA d’ATOG travaillera sur la question avec le CA d’Hallapandur et d’Espigoule.


AUTRES QUESTIONS
Rangement du matériel
Manue : A toujours gravité dans des milieux proche du GN et a remarqué le problème de manque de référent officiel notamment en ce qui concerne la gestion, le stockage et l’utilisation du matériel. Les objets ne sont pas respectés et s’abiment vite. Pas de rangement post GN et donc pas de réutilisation du listing. Il faut mettre en place un étiquetage correct et cohérent du matériel.

Vrai Site Internet
Olivier : Il manque un vrai site Internet à l’ATOG, le forum montre ses limites en terme d’image et de présentation.


PROJETS 2014 POUR L’ATOG
Jean

Projet de GN
Adaptation campagne de ROD à l’univers de Warhammer.
Adaptation en cours. Beaucoup de motivation.

Murder Renaissance
Prévision de mise en place d’une murder Renaissance pour 60 joueurs sur 12h sans doute en 2015 (inscription fin 2014 ?).

CONSEIL D’ADMINISTRATION ET BUREAU
Conformément aux statuts en vigueur, les élections ont lieu tous les deux ans.
Aucune démission n’étant été annoncée, le bureau reste tel quel.

Il est néanmoins rappelé que les postes du bureau sont purement administratifs.

Président : Jean PERRIER
Vice-Président : Jean-Baptiste LEMMA
Trésorière : Alexandra GUADAGNA
Secrétaire : Arnaud ALLAIS


Fait à Gap le 21 janvier 2014.

Arnaud ALLAIS
Secrétaire.